JAK LÉPE ORGANIZOVAT SVŮJ ČAS
05.07. 2013Ovládání umění lepší organizace času představuje celkem široké téma, které stojí za naši pozornost. Nejen, že nabízí dost chytrých postupů k zefektivnění naší práce, ale také nabízí tipy, jak lépe ovládat náš čas i na úrovni osobních aktivit. Zároveň se snaží upozornit na některé omyly během pracovního procesu. Když se naučíme čas ovládat, možná se začnou dít divy.
Zloději času
Představují nejčastější požírače času, které ani během dne nemusíme vnímat jako brzdící elementy. Které to jsou? Může jít například o to, že se nesoustředíme na jednu činnost, ale děláme několik činností zároveň, či nás brzdí ne zrovna příliš motivovaní kolegové, kteří se těžko přemlouvají k rychlejšímu tempu. Tak jednoduché a opakující se činnosti jako zakládání důležitých dokumentů, které jsou však uloženy nepřehledně, jsou celkem záludnou kategorií. Dlouhé sezení na poradách, nulové záznamy o budoucích plánech, náš častý perfekcionismus či zdržování od kolegů. Dále to může také být neustále přítomná neochota vylepšit něco ve vlastních postupech, například vás může zdržovat to, že neovládáte dostatečně nějakou techniku, která je nutná pro vaši práci. A jaké je řešení? Stanovit si lépe své priority, naučit se říkat ne a plánovat své úkoly dopředu. Někdy jsme však také v zajetí našich vlastních zlozvyků nebo jiných překážek jako je lenost, strach z přijetí zodpovědnosti, únava nebo nedostatečná motivace.
Tipy pro vás
A na závěr pár tipů, které můžete uplatnit ve vedoucích i ostatních pozicích. Snažte se efektivně využít porady. Ptáte se jak? Nejlepší strategií je řešit s podřízenými to důležité vždy na začátku a na konci. Lidé jsou nejpozornější a vnímají, o čem se mluví. Dále byste měli mít jasně vymezenou dobu, kdy s vámi mohou zaměstnanci a kolegové hovořit a obracet se na vás s problémy. Pamatujte, že, když budete k zastižení neustále, nebudete mít čas na vlastní povinnosti. Pokud vás zrovna někdo ruší a vy máte před sebou řadu povinností, řekněte mu to. Jinak si s vámi každý rád popovídá, ale před vámi se budou úkoly jen hrnout. V případě, že jsou podobné hovory neodkladné, navrhněte aspoň jiný termín, kdy budete mít na danou záležitost čas. Někdy pomáhá i jakési znamení, kdy kolegové pochopí, že teď vážně čas nemáte. Zavřené dveře, či upozornění na klice dveří zkrátka znamená, že nejste k zastižení a musíte se chvíli soustředit na něco důležitého.
Pokud vy sami potřebujete s kolegy něco probrat, "vrhněte" se na to co nejdříve. Tedy nezávaznou konverzaci utněte hned v počátcích a držte se tématu, které je pro vás podstatné. Pokud se nemůžete koncentrovat a víte, že máte někdy sklon k odbíhání k jiným činnostem, zajistěte si vhodnou místnost, kde nebudou rušivé vlivy. Například prázdná kancelář kolegy, který je zrovna na dovolené, či menší zasedací místnost jsou ideální.Pokud se na toto téma podíváme zevrubně, neskrývá pouze pár rad, jak se vyhnout dlouhému vybavování s kolegy v kanceláři či jak si dobře napsat své plány na barevné papírky. Tím podstatným se zde stává jedincova schopnost odlišit priority od druhořadého. Kromě toho je hodně důležité umět pracovat s vlasními zdroji, tedy energií. Někdy je schopnost úspěšného ovládnutí vlastního času běh na dlouhou trať, kdy se učíme vyladit cit pro naše vnitřní rytmy a čas jako takový, přesto nás tato činnost může přiblížit k požadovanému cíli.
O autorce
Bc. Jana Kučerová je studentkou psychologie zaměřující se na partnerské vztahy a poradenství. Zajímá se o celkové dění v oboru psychologie a snaží se rozšířit si znalosti z oboru různými aktivitami. Působí také jako psychologická konzultantka naší poradny a detaily o jejím profesním zaměření můžete nalézt v sekci s názvem Náš tým.
Zdroj: J. Knoblauch (2006). Time management: jak lépe plánovat a řídit svůj čas. Grada, 2006.
